Copies, historique et sauvegardes automatiques dans Grist

Comment faire des tests sans risque et restaurer une version précédente

Dans Grist, il est très facile de dupliquer un document, de voir exactement ce qui a changé, de revenir en arrière et même de récupérer un document supprimé.
Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles quand on travaille à plusieurs (association, petite entreprise, administration publique) ou quand on teste une nouvelle structure sans vouloir casser le document principal.

1. Faire une copie complète du document

La méthode la plus simple pour tester quelque chose en toute sécurité : créer une copie.

• Cliquez sur le nom du document en haut à gauche → Make a Copy
• Choisissez le workspace de destination (votre espace personnel ou celui de l’équipe)
• Donnez un nom clair (ex : « Budget 2026 – TEST »)
• Validez

La copie est instantanée et totalement indépendante du document d’origine. Vous pouvez tout modifier dedans sans aucun risque pour le document principal.

Cas concrets :

• Tester une nouvelle formule complexe
• Réorganiser les tables et les widgets avant de tout casser dans le document utilisé tous les jours
• Donner une version « bac à sable » à un collègue qui débute

2. L’historique des modifications (Document History)

Grist conserve automatiquement toutes les modifications pendant 30 jours (plan Free) ou 90 jours (plans payants).

Accès :

• Cliquez sur le nom du document → History (ou raccourci Ctrl + H / Cmd + H)

Vous arrivez sur une timeline avec :

• La date et l’heure de chaque sauvegarde
• Le nom de la personne qui a fait la modification
• Un bouton Revert pour revenir exactement à cette version

Exemple typique dans une association :
Lundi, on modifie le tableau des adhésions → ça casse une formule → tout le monde panique.
Il suffit d’ouvrir l’historique, de choisir la version de dimanche soir et de cliquer sur Revert. Tout redevient comme avant en 5 secondes.

Astuce : vous pouvez aussi comparer deux versions (cochez deux points dans la timeline → Compare) pour voir exactement ce qui a changé.

3. Les snapshots manuels

Si vous savez que vous allez faire une grosse modification risquée (import de 2000 lignes, refonte des relations), vous pouvez créer un point de restauration manuel :

Dans l’historique → bouton Create Snapshot
Donnez-lui un nom (« Avant import membres 2026 »)
Ce snapshot n’est jamais supprimé automatiquement, même après 90 jours.

C’est l’équivalent du « sauvegarder sous » d’Excel, mais en beaucoup plus propre.

4. La corbeille (Trash)

Quand vous supprimez un document :

• Il va dans la corbeille du workspace pendant 30 jours
• Vous le retrouvez dans le menu de gauche → Trash
• Cliquez droit → Restore ou Delete Forever

Très pratique quand un collègue supprime « par erreur » le document de suivi des subventions.

5. Sauvegardes automatiques et rétention

Grist fait des sauvegardes automatiques toutes les quelques secondes.
Vous n’avez rien à faire : tant que vous êtes connecté, vos modifications sont enregistrées en temps réel.

Rétention officielle (novembre 2025) :

6. Bonnes pratiques que j’utilise tous les jours avec mes clients

1. Toujours travailler sur une copie quand on touche aux formules critiques (ex : calcul de TVA, de cotisations)
2. Créer un snapshot avant chaque gros import ou chaque modification de structure
3. Nommer les snapshots clairement (« Avant migration Airtable → Grist – 15-11-2025 »)
4. Former les collègues à ouvrir l’historique eux-mêmes : ça évite 90 % des appels paniqués « j’ai tout cassé »
5. Mettre le lien du document de travail dans un emplacement partagé (Notion, Google Doc, intranet) et garder la copie « master » en lecture seule pour référence

En résumé : vous ne perdrez plus jamais de données

Avec ces outils, même si vous êtes plusieurs à travailler en même temps sur le même document (trésorier, secrétaire, président d’association), vous gardez toujours le contrôle total.

Prochain article : on verra comment paramétrer les notifications et les tours guidés pour que les nouveaux arrivants comprennent immédiatement comment utiliser votre document.