Équipes, sites d’équipe et workspaces dans Grist : comment bien organiser le travail en groupe

Dans Grist, il existe plusieurs niveaux d’organisation pour travailler seul ou à plusieurs. Beaucoup de nouveaux utilisateurs se posent les mêmes questions :

• Quelle est la différence entre mon espace personnel et un site d’équipe ?
• Comment inviter des collègues sans leur donner accès à tous mes documents ?
• Où placer mes documents pour que toute l’association ou l’entreprise y ait accès facilement ?

Voici une explication claire et complète, basée uniquement sur la documentation officielle.

1. Les trois niveaux d’organisation dans Grist

Grist fonctionne avec trois concepts principaux :

1. Votre compte personnel
2. Les workspaces (espaces de travail)
3. Les sites (Personal ou Team)

Votre compte personnel

Quand vous créez un compte sur getgrist.com (ou sur votre serveur self-hosted), vous avez automatiquement un site qui s’appelle votre nom (ou le nom que vous avez choisi). C’est votre site « Personal ».

Tous les documents que vous créez quand vous êtes sur ce site restent privés par défaut. Même si vous invitez quelqu’un en tant qu’éditeur sur un document précis, cette personne ne verra jamais la liste de vos autres documents personnels.

Les workspaces (espaces de travail)

Un workspace est un simple dossier (avec un nom et une couleur) qui regroupe des documents.
Vous pouvez créer autant de workspaces que vous voulez, aussi bien dans votre site personnel que dans un site d’équipe.

Exemple courant :

• Workspace « Projets 2025 »
• Workspace « Archives »
• Workspace « Administration »
• Workspace « Événements »

Les workspaces n’ont aucun impact sur les droits d’accès : ils servent juste à ranger vos documents pour ne pas tout voir en vrac sur la page d’accueil.

Les sites d’équipe (Team sites)

Un site d’équipe est un espace complètement séparé de votre site personnel.
Quand vous créez ou rejoignez un site d’équipe :

• Il a son propre nom (ex. « Association Les Amis de la Nature » ou « Cabinet Martin SARL »)
• Il a sa propre liste de membres
• Tous les documents créés dans ce site sont visibles par tous les membres du site (sauf si vous les mettez dans la Corbeille ou si vous utilisez des règles d’accès avancées)

C’est le niveau le plus utile dès que vous travaillez régulièrement avec les mêmes personnes.

2. Site personnel vs site d’équipe : quand choisir l’un ou l’autre ?

3. Comment créer un site d’équipe (c’est très simple)

1. Cliquez sur le nom du site actuel en haut à gauche (souvent votre nom)
2. Cliquez sur « + New Team Site » ou « + Nouveau site d’équipe »
3. Donnez un nom (ex. « Mairie de Saint-Léger – Services techniques »)
4. Choisissez le plan (Free, Pro ou Enterprise selon vos besoins)
5. Validez

Le site est créé immédiatement. Vous en êtes automatiquement propriétaire (Owner).

4. Inviter des membres dans un site d’équipe

Une fois le site créé :

1. Allez dans « Team Members » ou « Membres de l’équipe » (menu en haut à droite)
2. Cliquez sur « Invite Members »
3. Saisissez les adresses e-mail
4. Choisissez le rôle :
   • Viewer : peut seulement regarder
   • Editor : peut modifier les documents
   • Owner : peut tout faire dont supprimer le site

Les personnes invitées recevront un e-mail et verront le nouveau site apparaître dans leur liste quand elles se connecteront.

Important : une personne peut appartenir à plusieurs sites (son site personnel + plusieurs sites d’équipe) sans aucun problème.

5. Déplacer un document d’un site à l’autre

Vous avez créé un document dans votre site personnel et vous voulez maintenant le rendre accessible à toute l’équipe ?

1. Ouvrez le document
2. Cliquez sur les trois points à côté du nom du document → « Move to… »
3. Choisissez le site d’équipe et le workspace souhaité
4. Confirmez

Le document disparaît de votre site personnel et apparaît dans le site d’équipe. Tous les membres du site d’équipe le voient immédiatement (selon leurs droits).

Astuce très utile : vous pouvez aussi faire l’inverse (ramener un document dans votre site personnel pour le garder privé).

6. Bonnes pratiques que j’utilise tous les jours avec mes clients

• Un seul site d’équipe pour toute la structure (sauf cas très particulier)
• Des workspaces clairs : « Budget », « Adhérents », « Projets en cours », « Archives 2023 », etc.
• Ne jamais mélanger documents personnels et documents d’équipe dans le même site
• Commencer par inviter tout le monde en « Editor » (dans 95 % des associations et petites entreprises, c’est largement suffisant)
• Garder votre site personnel pour tester de nouveaux modèles ou stocker des documents strictement confidentiels

7. Cas concrets que je rencontre souvent

Association de parents d’élèves
→ Un site d’équipe « APE École Jules Verne »
→ Workspaces : Trésorerie, Événements, Kermesse 2025, Archives

Petit cabinet d’architecte (6 personnes)
→ Un site d’équipe « Atelier Durand »
→ Workspaces : Projets en cours, Appels d’offres, Facturation, Bibliothèque matériaux

Service administratif d’une mairie de 3 000 habitants
→ Un site d’équipe « Mairie de Villeneuve – Urbanisme »
→ Workspaces : Permis de construire, Subventions, Archives

8. Résumé en 3 points

1. Votre site personnel = tout est privé par défaut
2. Un site d’équipe = tous les documents sont visibles par tous les membres du site
3. Les workspaces = juste des dossiers pour s’y retrouver (aucun impact sur les droits)

Avec cette organisation, plus personne ne reçoit 15 liens de partage par e-mail et vous arrêtez de vous demander « mais dans quel document j’ai mis ça ? ».

Si vous hésitez encore sur la meilleure structure pour votre association ou votre entreprise, créez d’abord le site d’équipe et déplacez-y progressivement les documents utiles : c’est réversible en deux clics.