Filtres, tri, mise en forme conditionnelle et tables récapitulatives dans Grist

Le guide complet pour faire parler vos données (même si vous débutez)

Dans Grist, les widgets Table, Card et Chart sont puissants, mais ce qui les rend vraiment utiles au quotidien, ce sont les outils de filtrage, de tri, de mise en forme conditionnelle et surtout les tables récapitulatives (les « summary tables »).
Ces fonctionnalités remplacent avantageusement les tableaux croisés dynamiques d’Excel tout en restant très simples à prendre en main.

1. Recherche, tri et filtres simples (dans n’importe quel widget Table ou Card)

La barre de recherche

En haut de chaque widget Table ou Card List, il y a une barre « Search ».
Tapez n’importe quel mot : Grist cherche dans toutes les colonnes affichées.
Exemple : vous tapez « Paris » dans une liste de dons → seuls les donateurs de Paris apparaissent immédiatement.

Le tri

Cliquez simplement sur l’en-tête d’une colonne → un premier clic trie par ordre croissant, un second clic par ordre décroissant.
Un petit triangle indique le sens du tri.
Vous pouvez trier sur plusieurs colonnes en maintenant Shift + clic (comme dans Excel).

Les filtres par colonne

Cliquez sur le petit entonnoir à droite de l’en-tête de colonne → menu « Filter ».
Vous avez alors plusieurs possibilités très lisibles :

• Text : contient, ne contient pas, est vide…
• Choice / Toggle : cochez les valeurs voulues
• Date : avant, après, entre deux dates, ce mois-ci, l’année dernière…
• Nombre : supérieur à, inférieur à, entre…

Astuce très pratique pour les associations : dans une colonne « Statut » (À traiter / En cours / Terminé), il suffit de cocher « À traiter » pour voir instantanément tout ce qui reste à faire.

Vous pouvez cumuler autant de filtres que vous voulez sur différentes colonnes.
Pour effacer tous les filtres d’un coup : bouton « Clear » en haut à droite du widget.

2. Mise en forme conditionnelle (colorer automatiquement les lignes ou cellules)

La mise en forme conditionnelle permet de faire ressortir visuellement des informations importantes.

Exemples concrets :

• Dons < 50 € → fond orange
• Adhésions expirées → texte rouge
• Montant > 500 € → fond vert

Comment faire :

1. Sélectionnez la table concernée dans le widget
2. Cliquez sur le bouton « Add Rule » dans le panneau de droite (section Conditional Formatting)
3. Choisissez la colonne à tester
4. Choisissez la condition (ex : Montant is greater than 500)
5. Choisissez la couleur de fond ou de texte
6. Validez

Vous pouvez empiler plusieurs règles : la première qui correspond est appliquée.
Cochez « Apply to entire row » pour colorer toute la ligne (très lisible).

3. Les tables récapitulatives (summary tables) – le vrai « pivot » de Grist

C’est là que Grist devient vraiment puissant pour les rapports associatifs ou administratifs.

À quoi ça sert ?

Une table récapitulative regroupe et agrège automatiquement vos données selon les catégories que vous choisissez.

Exemples classiques :

• Total des dons par mois
• Nombre d’adhérents par ville
• Budget par poste de dépense
• Nombre d’inscrits par activité

Comment créer une table récapitulative en 30 secondes

1. Dans votre document, cliquez sur « + Add Table » → « Summary »
2. Choisissez la table source (ex : tableau « Dons »)
3. Grist vous demande « Group by » → choisissez la colonne de regroupement (ex : Mois de don)
4. Ajoutez les colonnes à calculer :
   • Montant → choisissez « Sum »
   • ID → choisissez « Count » pour compter les dons

C’est terminé. Vous avez immédiatement un tableau du type :

Ajouter plusieurs niveaux de regroupement

Vous pouvez grouper sur deux colonnes : par année puis par mois, ou par catégorie puis par sous-catégorie.
Il suffit de cliquer sur « + Group » dans le panneau de droite.

Les fonctions d’agrégation disponibles

• Count / Count all / Count unique
• Sum
• Average (moyenne)
• Min / Max
• Any (première valeur non vide)
• List / Join (concaténer les valeurs)
• Formula (vous pouvez écrire votre propre formule)

Astuce : afficher les lignes vides

Dans le panneau de droite, cochez « Show empty groups » pour voir les mois où il n’y a eu aucun don (pratique pour les rapports complets).

Mettre une table récapitulative dans un widget

Une fois la table récapitulative créée, vous pouvez l’ajouter comme n’importe quelle autre table dans une page : widget Table, Chart ou même Form.

4. Exemple concret : tableau de bord « Suivi trésorerie association »

Voici comment je le fais pour mes clients associatifs :

1. Table source « Opérations » avec les colonnes : Date, Libellé, Catégorie, Montant
2. Table récapitulative 1 → Group by Catégorie → Sum Montant
3. Table récapitulative 2 → Group by Mois → Sum Montant
4. Widget Chart → Bar chart sur la table récapitulative 2
5. Mise en forme conditionnelle sur la table source : Montant négatif → texte rouge

En une seule page, le bureau voit immédiatement :

• le détail de chaque opération
• le total par poste budgétaire
• l’évolution mensuelle en graphique
• les dépenses en rouge automatiquement

5. Récapitulatif des bonnes pratiques

Tout cela fonctionne dans les plans gratuits et pro, sans aucune formule compliquée.

Avec ces outils, même sans aucune connaissance technique, vous obtenez des rapports clairs et à jour en permanence – exactement ce dont une association ou une petite structure administrative a besoin au quotidien.

Si vous avez un cas précis (suivi adhésions, budget, événements, bénévoles…), dites-le-moi par mail, je vous montrerai la structure exacte à mettre en place.