Importer et exporter ses données dans Grist : le guide complet

Dans Grist, importer et exporter des données est extrêmement simple et fiable. Que vous veniez d’Excel, de Google Sheets, d’un CRM maison ou d’un simple fichier CSV, vous pouvez récupérer vos données en quelques clics. Et quand vous avez besoin de sortir des données (rapport, archivage, envoi à un comptable…), Grist propose plusieurs formats et même des exports programmés.

Voici tout ce qu’il faut savoir, sans jargon inutile.

1. Importer des données

Les formats acceptés

  • CSV (.csv)
  • Excel (.xlsx et .xls)
  • Google Sheets (par copier-coller ou via lien partagé)
  • JSON
  • Autre document Grist (.grist)

Comment faire (étape par étape)

  1. Depuis l’écran d’accueil (ou dans un document existant) → bouton + New Document → Import file
    ou
    Dans un document déjà ouvert → bouton Add New → Import Table
  2. Glissez-déposez votre fichier ou cliquez pour le choisir.
  3. Grist ouvre un aperçu :
    • Il détecte automatiquement les types de colonnes (texte, nombre, date, choix…)
    • Vous pouvez corriger manuellement si besoin (ex : forcer une colonne en « Date »)
    • Vous choisissez si vous voulez créer une nouvelle table ou mettre à jour une table existante
  4. Cliquez sur Import.

C’est terminé. La table apparaît immédiatement dans votre document.

Astuce très utile : la mise à jour incrémentale

Si votre fichier contient une colonne qui existe déjà dans la table Grist (ex : un ID unique, un numéro de facture, un email), vous pouvez cocher Update existing records lors de l’import.

Résultat :

  • Les lignes déjà présentes sont mises à jour
  • Les nouvelles lignes sont ajoutées
  • Rien n’est dupliqué

C’est parfait pour synchroniser régulièrement un export comptable, un fichier de membres d’association ou un catalogue produit.

Importer depuis Google Sheets

Deux méthodes :

  • Copier-coller direct depuis Google Sheets → ça marche à tous les coups
  • Ou importer le fichier Excel téléchargé depuis Google Sheets

2. Exporter des données

Export simple (une table ou une vue)

Dans n’importe quelle vue (table, cartes, formulaire…) :

  • Cliquez sur les trois petits points en haut à droite de la vue
  • Download as…
  • Choisissez le format :
    • CSV
    • Excel (.xlsx)
    • JSON

L’export ne contient que les colonnes et les lignes visibles dans la vue actuelle (filtres et tris sont pris en compte). Très pratique pour envoyer uniquement ce dont la personne a besoin.

Exporter tout le document

Depuis l’écran du document (liste des pages) :

  • Cliquez sur les trois points à côté du nom du document → Download document
  • Vous obtenez un fichier .grist qui contient tout : tables, formules, widgets, mise en page

Ce fichier .grist peut être ré-importé plus tard (parfait pour une sauvegarde locale ou pour déplacer un document d’un compte à un autre).

Exporter plusieurs tables en même temps

Il n’y a pas de bouton « tout exporter en zip » dans l’interface standard, mais :

  • Téléchargez le fichier .grist → il contient tout
  • Ou exportez table par table en CSV/Excel selon vos besoins

3. Exports programmés (la fonctionnalité qui change la vie)

Disponible à partir du plan Pro (et Enterprise).

Vous pouvez programmer l’envoi automatique d’un export par email :

  • Tous les jours, toutes les semaines, tous les mois
  • Au format CSV ou Excel
  • D’une table ou d’une vue précise (avec filtres appliqués)

Exemples concrets :

  • Envoi tous les lundis matin du chiffre d’affaires de la semaine précédente au comptable
  • Export quotidien des nouvelles inscriptions à une formation pour l’équipe logistique
  • Rapport mensuel des adhésions association envoyé au bureau

Configuration :

  1. Ouvrez la vue que vous voulez exporter
  2. Cliquez sur les trois points → Scheduled export
  3. Choisissez la fréquence, les destinataires, le format
  4. Validez

L’export arrive directement dans la boîte mail, sans aucune intervention.

4. Bonnes pratiques que j’utilise tous les jours

  • Toujours garder une colonne « ID unique » (texte ou numérique) quand on prévoit des mises à jour régulières
  • Vérifier l’aperçu avant d’importer (5 secondes qui évitent bien des erreurs)
  • Nommer clairement ses vues avant d’exporter (« CA 2025 – filtres appliqués » plutôt que « Table 1 »)
  • Utiliser le fichier .grist comme sauvegarde complète mensuelle (je le range dans un dossier Drive avec la date)

5. Limites à connaître

  • Taille maximale d’import : 100 Mo sur le plan Free, bien plus sur Pro/Enterprise
  • 50 000 lignes par table sur le plan Free (largement suffisant pour la plupart des associations et TPE)
  • Les formules ne sont pas exportées en CSV/Excel (seuls les résultats le sont)

En résumé

Importer dans Grist → 30 secondes
Mettre à jour régulièrement des données → mise à jour incrémentale
Exporter ponctuellement → un clic
Exporter automatiquement → scheduled export (plan Pro)

Avec ces outils, vous n’êtes plus jamais bloqué par un fichier Excel qui ne veut pas rentrer ou par un rapport qu’il faut faire à la main tous les mois.

Si vous avez un cas particulier (export comptable, synchronisation membres, catalogue…), dites-le-moi en commentaire, je vous donnerai la méthode exacte.

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