Paramètres avancés et tutoriels interactifs dans Grist

Guide complet pour personnaliser vos documents et créer un onboarding efficace pour vos collaborateurs

Dans Grist, chaque document possède une page « Document Settings » (paramètres du document) qui permet de contrôler des options importantes : fuseau horaire, notifications, accès en lecture seule, etc.
Ces réglages sont souvent ignorés par les nouveaux utilisateurs, pourtant ils rendent la vie beaucoup plus simple quand on travaille à plusieurs, dans une association, une petite entreprise ou même pour un projet étudiant.

Voici tout ce qu’il faut savoir, étape par étape.

1. Accéder aux paramètres du document

  • Cliquez sur le nom du document en haut à gauche
  • Choisissez « Document Settings » (ou l’icône ⚙️ à côté du nom du document)

Vous arrivez sur un panneau avec plusieurs onglets.

2. Les options les plus utiles au quotidien

Fuseau horaire (Time Zone)

Par défaut, Grist utilise UTC.
Si votre équipe est en France, Belgique, Suisse ou dans tout pays d’Europe occidentale, changez immédiatement pour « Europe/Paris ».
Impact immédiat :

  • Les colonnes de type Date et DateTime s’affichent correctement
  • Les fonctions NOW(), TODAY() renvoient l’heure locale
  • Les formulaires publics affichent les bonnes heures

Mode lecture seule (Read-only mode)

Très pratique quand vous partagez un document avec des bénévoles ou des membres d’association qui ne doivent pas modifier les données.
Le document devient entièrement consultable mais impossible à modifier (même les filtres personnels restent actifs).

Notifications par email

Vous pouvez activer des alertes quand :

  • Une ligne est ajoutée ou modifiée dans une table précise
  • Une condition est remplie (ex : une tâche est marquée « urgente »)

Exemple concret dans une association : chaque fois qu’un adhérent remplit le formulaire d’inscription, le trésorier reçoit un mail automatiquement.

Copie automatique dans un workspace

Quand quelqu’un fait « Make a copy », vous pouvez forcer la copie à être placée dans un workspace d’équipe plutôt que dans son espace personnel.
Très utile pour garder toutes les copies au même endroit.

3. Les tutoriels interactifs (Document Tours)

C’est l’une des fonctionnalités les plus sous-estimées de Grist et pourtant ultra-puissante pour former des collaborateurs qui découvrent l’outil.

Un « Tour » est une visite guidée qui s’affiche automatiquement la première fois qu’un utilisateur ouvre le document (ou quand on clique sur « Restart Tour »).

Comment créer un tour étape par étape

  1. Dans Document Settings → Tours
  2. Cliquez sur « Add Tour »
  3. Donnez un nom (ex : « Bienvenue dans le suivi des adhésions 2025 »)
  4. Ajoutez des étapes :
    • Choisissez la page concernée
    • Cliquez sur l’élément à mettre en évidence (un widget, un bouton, une colonne)
    • Rédigez le texte qui apparaîtra dans la bulle
    • Option : cocher « Require click » si vous voulez obliger l’utilisateur à cliquer avant de passer à l’étape suivante

Exemple concret d’un tour pour une association

Étape 1 → Page d’accueil : « Bienvenue ! Ici vous trouverez toutes les informations sur les adhésions »
Étape 2 → Widget Formulaire : « Cliquez ici pour ajouter un nouvel adhérent »
Étape 3 → Tableau des paiements : « Les cotisations en retard apparaissent en rouge »
Étape 4 → Bouton « Exporter en CSV » : « Vous pouvez télécharger la liste complète à tout moment »

Résultat : un bénévole qui ouvre le document pour la première fois est pris par la main en moins de 2 minutes. Plus besoin d’expliquer 15 fois la même chose.

4. Les tutoriels statiques (Document Tutorials)

En plus des tours interactifs, vous pouvez créer de vraies petites pages de documentation à l’intérieur même du document.

  • Allez dans Document Settings → Tutorials
  • Cliquez sur « Add Tutorial »
  • Vous obtenez une page spéciale (comme une page normale) où vous pouvez mettre du texte, des images, des widgets, des liens, etc.

C’est parfait pour :

  • Un mode d’emploi complet
  • Les questions fréquentes internes
  • Les consignes de saisie (ex : « Toujours mettre le nom en majuscules »)

Cette page apparaît dans le menu de gauche avec une icône 📖 et reste accessible à tout moment.

5. Cas concrets simples et rapides à mettre en place

Cas 1 – Association de parents d’élèves

  • Fuseau horaire → Europe/Paris
  • Tour de 5 étapes qui montre comment inscrire un enfant à la kermesse
  • Tutorial avec les tarifs et les dates limites

Cas 2 – Petite entreprise (3 salariés)

  • Mode lecture seule activé pour le commercial qui consulte juste le tableau de bord
  • Notifications quand un prospect remplit le formulaire de contact
  • Tour qui explique où trouver les indicateurs du mois

Cas 3 – Étudiant qui partage son mémoire de stage

  • Tutorial avec la marche à suivre pour commenter les tableaux
  • Tour qui montre comment ajouter des sources dans la table « Bibliographie »

6. Bonnes pratiques rapides

  • Changez le fuseau horaire dès la création du document (c’est pénible à corriger après)
  • Créez toujours un tour, même court (3-4 étapes suffisent)
  • Mettez à jour le tour quand vous ajoutez une nouvelle page importante
  • Utilisez les tutoriels statiques plutôt que des PDF externes : tout reste au même endroit

Avec ces quelques réglages, vous passez d’un simple tableur collaboratif à un vrai petit outil interne clé en main, compris par tout le monde dès la première ouverture.

Liens officiels pour aller plus loin :