Saisie efficace et transformation de colonnes dans Grist

Guide complet pour gagner du temps au quotidien

Dans Grist, la saisie et la modification des données sont très proches d’Excel ou Google Sheets, mais avec des outils supplémentaires qui font gagner beaucoup de temps dès qu’on gère plus de quelques dizaines de lignes.
Ce chapitre regroupe quatre fonctionnalités essentielles : la saisie classique, les transformations de colonnes, la vue Raw Data et les cartes détaillées (Record Cards).

1. Saisie et édition des données (Enter Data)

La saisie dans Grist fonctionne exactement comme dans un tableur :

• Cliquez sur une cellule → tapez → Entrée ou Tab pour passer à la suivante
• Copier-coller depuis Excel, Google Sheets ou LibreOffice fonctionne parfaitement (Ctrl C / Ctrl V)
• Vous pouvez coller plusieurs lignes ou colonnes en une seule fois : sélectionnez la zone cible puis collez
• Les choix (Choice), cases à cocher et listes déroulantes se remplissent avec la souris ou les flèches du clavier
• Les pièces jointes (Attachments) : glissez-déposez les fichiers directement dans la cellule ou cliquez pour choisir

Raccourcis utiles à connaître dès le début :

2. Transformer une colonne entière (Column Transform)

C’est l’outil le plus puissant pour nettoyer ou enrichir ses données en quelques clics.

Exemples concrets très fréquents :

• Séparer « Nom Prénom » en deux colonnes
• Mettre tout en majuscules ou en minuscules
• Extraire le domaine d’une adresse mail
• Remplacer « M. » par rien
• Convertir du texte en date
• Ajouter un préfixe ou un suffixe à tous les codes

Comment faire :

1. Cliquez droit sur l’en-tête de la colonne → « Transform »
2. Choisissez l’opération dans la liste (Split, Extract, Replace, To Date, To Text…)
3. Remplissez les paramètres demandés
4. Cliquez sur « Add Column » (créer nouvelle colonne) ou « Replace Column » (remplacer l’ancienne)

L’opération est instantanée même sur plusieurs milliers de lignes et vous pouvez l’annuler avec Ctrl Z.

Astuce : si l’opération que vous voulez n’existe pas dans la liste, utilisez « Add formula » dans le même menu : vous avez alors accès à toutes les fonctions Python.

3. La vue Raw Data

Par défaut, quand on ajoute une colonne de référence (Reference), Grist affiche le libellé (exemple : le nom du client).
La vue Raw Data vous permet de voir et modifier l’identifiant réel (l’ID de la ligne) au lieu du libellé.

Quand c’est utile :

• Vous devez corriger un lien qui pointe vers la mauvaise ligne
• Vous importez des données et les IDs ne correspondent plus
• Vous voulez comprendre exactement ce que contient la colonne de référence

Activation : cliquez droit sur l’en-tête de colonne → « Show as Raw Data » (ou raccourci Alt + clic sur la cellule).
Pour revenir au mode normal : même manipulation → « Show as Display Column ».

4. Les cartes détaillées (Record Cards)

Quand vous cliquez sur une ligne dans un widget Carte (Card List) ou dans une table, Grist ouvre automatiquement une grande fiche détaillée : la Record Card.

C’est l’équivalent d’un formulaire complet pour une seule fiche (client, adhérent, projet, facture…).

Avantages :

• Toutes les colonnes de toutes les tables liées sont accessibles sur une seule page
• Vous pouvez modifier directement les informations sans retourner dans la table
• Les pièces jointes s’affichent en grand
• Les colonnes de type Text long sont bien lisibles
• Parfait pour les associations ou services administratifs qui remplissent des dossiers individuels

Pour ouvrir la carte plus rapidement : double-clic sur n’importe quelle cellule de la ligne.

Exemple concret : nettoyer une liste d’adhérents importée depuis Excel

Vous venez d’importer un fichier avec une colonne « Nom complet » contenant « DUPONT Jean-Pierre » et une colonne « Email » contenant parfois des espaces.

En 45 secondes :

1. Transform → Split Text sur « Nom complet » → séparer par espace → 2 nouvelles colonnes « Nom » et « Prénom »
2. Transform → Strip sur la colonne Email → enlève les espaces avant/après
3. Transform → Upper sur la colonne Nom → tout en majuscules si vous le souhaitez
4. Supprimez la colonne d’origine « Nom complet »

Tout cela sans aucune formule.

En résumé

Avec ces quatre fonctionnalités, la plupart des utilisateurs n’ont plus besoin de passer par Excel pour préparer leurs données avant import : tout se fait directement dans Grist, proprement et sans perte d’information.

Prochain chapitre : on verra comment gérer les dates, les timestamps et savoir qui a modifié quoi.